Come diventare wedding planner e organizzazare matrimoni

Avete mai pensato di diventare wedding planner? Una professione nata qualche tempo negli Stati Uniti che ha piano piano conquistato tutto il resto del mondo, Europa compresa. Nel nostro paese si tratta di un settore tuttora in crescita, che, nonostante la crisi economica, ha saputo guadagnare ampie fette di mercato e ritagliarsi un inaspettato successo. Per coloro che vogliono mettersi in proprio, diventando imprenditori di se stessi e possiedono una certa predisposizione all’organizzazione e alla gestione di eventi, diventare wedding planner e organizzare matrimoni potrebbe essere la strada più giusta per aprire finalmente una propria attività imprenditoriale. 

La professione del wedding planner viene spesso erroneamente considerata una professione tutta al femminile. In verità, come molti esempi che giungono da oltreoceano ci mostrano, si tratta di un lavoro che può essere svolto da chiunque e non solo dalle donne. Basta infatti avere una grande passione per quello che si fa e mettere a frutto tutta le creatività che si possiede. Come il matrimonio non è e non può essere considerato “solo” il giorno della sposa, così chiunque abbia un certo senso pratico, gusto da vendere e un autentico entusiasmo per eventi e matrimoni, può avere successo in questo mestiere.

diventare wedding planner

Per poter svolgere con successo questa professione occorre però senza dubbio possedere alcune specifiche caratteristiche, personali e caratteriali, alle quali si uniranno abilità e competenze maturate sul campo e attraverso appositi corsi di formazione. Se questo settore vi interessa in modo particolare e vi state chiedendo come fare per diventare wedding planner, in questa guida troverete tutte le informazioni più utili, i riferimenti normativi, i consigli formativi e gli adempimenti da svolgere per avviare la vostra nuova attività e diventare organizzatori / organizzatrici di matrimoni.

Come diventare wedding planner e organizzare matrimoni

Diventare wedding planner: requisiti iniziali

Per poter diventare wedding planner, come abbiamo anticipato, sarà necessario possedere alcune specifiche doti personali e caratteriali, che saranno indispensabili nella buona riuscita del vostro lavoro. Per svolgere al meglio questa professione bisognerà infatti possedere:

  • delle spiccate capacità organizzative
  • un profondo senso del gusto
  • la capacità di interpretare o anticipare le preferenze dei propri clienti
  • grande fermezza caratteriale per trattare con fornitori
  • essere curiosi delle nuove tendenze e rimanere creativi.

Ma non solo. Coloro che vorranno dedicarsi a questa professione dovranno anche conoscere alla perfezione l’etichetta e la storia del matrimonio stesso, oltre che apprezzarlo in ogni sua parte. Il matrimonio, infatti, ha una sua natura composita e sfaccettata, essendo al tempo stesso un rito religioso, un rito civile e un evento privato e sociale.

Si dovrà quindi conoscere in maniera molto approfondita tutti i momenti che caratterizzano una cerimonia di nozze e tutti quelli che sono previsti di conseguenza in un ricevimento di nozze. In entrambi si dovrà in linea di massima seguire una base di pratiche comuni a tutti gli eventi senza stravolgere il senso stesso del rito. Si dovrà avere però anche una grande dose di libertà nel declinare e organizzare una serie di pratiche molto variabili tipiche dei matrimoni, che riguardano per lo meno aspetti come (citando solo i principali):

  • la lista degli invitati e degli ospiti
  • gli addobbi floreali
  • la scelta delle fedi nuziali
  • la scelta degli abiti degli sposi e degli invitati
  • la decisione della location della cerimonia
  • la del menu servito nel corso del ricevimento.

Diventare wedding planner: corsi e formazione

Per poter divenrare wedding planner non sarà sufficiente però possedere i requisiti personali e caratteriali che abbiamo indicato all’inzio, ma sarà necessario anche costruire un proprio bagaglio di competenze e abilità che dovranno essere applicate quotidianamente nel corso del proprio lavoro. Per poter ottenere le conoscenze e le competenze necessarie sarà allora indispensabile seguire dei corsi di formazione, che faranno di voi un vero / una vera professionista del settore e vi forniranno tutto il know how necessario per organizzare un matrimonio alla perfezione.

I corsi per diventare wedding planner vengono di solito organizzati nella maggior parte delle grandi città italiane. Se ne troveranno diversi da seguire senza dubbio nei capoluoghi di regione (basterà fare alcune ricerche su internet) o nelle più grandi province. Essi comprendono un certo monte ore di formazione e si presentare in genere come corsi a pagamento – ovvero a carico di chi li frequenta.

Non è escluso, tuttavia, che in alcuni casi e in alcune regioni si possano incontrare anche corsi di formazione per diventare finanziari da organi istituzionali, come le Camere di Commercio o le Regioni stesse.

Cosa fa una wedding planner: compiti e mansioni

Vediamo dunque di conoscere meglio cosa fa un wedding planner, cioè quali sono i suoi compiti e le sue mansioni tipiche nell’organizzazione di un matrimonio. Un / una wedding planner dovrà supportare in ogni momento gli sposi nell’organizzazione del giorno più bello della loro vita. Non si tratta affatto di un compito semplici, se ci pensate, ma conoscenze, aggiornamenti ed esperienza vi aiuteranno nell’impresa.

wedding planner

Il compito di un wedding planner è quello di affiancare la coppia di sposi nelle scelte che sarà chiamata ad affrontare in vista del giorno delle loro nozze. A seconda del cliente che sarà servito, il wedding planner riceverà regole per una linea di condotta generale o avrà mano libera nella scelta. Tra le mansioni tipiche di un wedding planner vi è ad esempio quella di:

  • suggerire dove comprare l’abito nuziale
  • suggerire dove acquistare le fedi nuziali
  • indicare possibili fornitori per il catering o possibili locali per la realizzazione della cerimonia
  • effettuare per tempo la prenotazione della chiesa o dei locali messi a disposizione dai Comuni per la celebrazione del rito civile
  • decidere insieme agli sposi un tema, uno stile, una tendenza o un leitmotif in base al quale uniformare l’intero evento.

Per quanto riguarda l’ultimo compito specifico di un wedding planner, le variabili tra cui scegliere sono pressoché infinite. Vintage, romantico, country chic, barocco e dance sono solo alcune delle opzioni da poter seguire per organizzare un matrimonio in stile.

In altre parole, quindi, una wedding planner dovrà saper organizzare un matrimonio dalla A alla Z, dalla realizzazione delle partecipazioni, fino alla consegna delle bomboniere. Dovrà essere inoltre presente al grande evento durante il corso dell’intera giornata, permettendo agli sposi di vivere senza preoccupazioni l’evento a loro dedicato.

Quanto costa diventare wedding planner

Ma quanto costa diventare wedding planner? Quali sono i costi per i corsi da organizzatore / organizzatrice di matrimoni? Il mercato a disposizione di coloro che vogliono intraprendere questa professione è molto più vasto che in passato. L’offerta è ampia e si avranno quindi in ogni città diverse opzioni e formatori tra cui scegliere.

In genere, il migliore consiglio da seguire per la scelta di un corso da wedding planner è quello di investire un po’ di più ma cercare formatori seri e affidabili, che possiedano già un certo nome nel campo e siano conosciuti nel settore dell’organizzazione dei matrimoni. Formatori più esperti vi sapranno infatti assistere in maniera più adeguata, rispondere meglio alle vostre richieste ed esigenze e svelarvi alcuni indispensabili trucchi del mestiere che vi potranno essere molto utili nell’esercizio della vostra professione. Appoggiandovi a wedding planner già esperti potrete anche avere la possibilità di compiere le vostre prime esperienze sul campo al loro seguito nell’organizzazione di alcuni ricevimenti. Un pop’ di pratica sarà infatti molto utile prima di mettersi in proprio.

Alla luce di quanto abbiamo indicato, non si può indicare una cifra fissa da pagare per frequentare tali corsi. I corsi per diventare wedding planner possono avere un costo anche molto variabile, che va comunque dalle 500 euro in su alle diverse migliaia di euro, a seconda della persona che andrà ad organizzare il corso stesso.

Nell’avvio di una attività di organizzazione di matrimoni, la voce relativa alle spese di formazione non costituirà tuttavia la parte più importante delle uscite. Come sanno coloro che hanno già compiuto questo passo mettendosi in proprio, per diventare wedding planner e un wedding planner di successo, sarà necessario investire molto di più nella promozione della propria attività.

Per un wedding planner è indispensabile infatti compiere delle campagne pubblicitarie di grande effetto sui potenziali clienti, che facciano conoscere la propria professionalità e attività, mettendo in luce i punti di forza di quello che si è già realizzato e sfoderando tutta le creatività e l’abilità che si possiede nel proprio compito. Nell’avvio della vostra attività si dovrà quindi stanziare un certo budget per farsi pubblicità sulle maggiori riviste di settore, online e offline, e sui principali siti dedicati. Il business delle nozze ha un indotto molto vasto, dunque non sarà difficile individuare i possibili canali, che includono tutti i fornitori con cui sarete soliti prendere contatti nel corso della vostra attività di organizzazione.

Per promuovere la propria attività di organizzazione matrimoni e per tenersi sempre aggiornati sulle ultime tendenze di settore, sarà consigliabile inoltre frequentare le principali fiere dedicate al settore.

Quello del wedding planner, a differenza di altre professioni, è una figura che non necessita obbligatoriamente uno spazio fisico in cui esercitare. Si tratta infatti di una attività che potrete svolgere anche dal vostro studio di casa e non dovrete aprire necessariamente un esercizio commerciale.

Ad ogni modo, se vorrete avere uno spazio espositivo tutto vostro per accogliere clienti e fornitori ed esporre il campionario che vi lasceranno le ditte con cui lavorerete, potrete comunque pensarci in un secondo momento. In questo caso all’interno del vostro business plan, tra le voci di costo, dovranno essere registrate anche le spese relative alla locazione o all’acquisto di un fondo commerciale e al suo arredamento. Per questo sarà comunque consigliabile scegliere una ubicazione strategica, in una delle strade del centro cittadino in modo da poter raggiungere il maggior numero possibile di potenziali clienti ed essere facilmente raggiungibili. A questo proposito, oltre ad un buon posizionamento, sarebbe opportuno scegliere un locale dotato di almeno una vetrina su una strada principale, in modo da poter esporre la propria merce.

Ne consegue che per aprire una attività di organizzazione matrimoni, almeno all’inizio, non è necessario affittare o acquistare un locale o arredarlo. Potrete così risparmiare sulle spese di allestimento e reinvestire il vostro denaro in attività più utili.

Riassumendo, quindi, i costi che si dovranno affrontare per diventare wedding planner sono i seguenti:

  • i costi per i relativi corsi di formazione
  • i costi di promozione
  • i costi di gestione della propria attività (ad esempio quelli relativi ad un commercialista)
  • (eventuale) le spese per l’affitto e l’allestimento del locale.

Diventare wedding planner conviene? Profitti e guadagni

Quanto guadagna un wedding planner? Anche questa volta non è facile rispondere ad una domanda del genere perché chi svolge questa professione stabilisce il suo onorario in base al numero di servizi che gli vengono di volta in volta richiesti dai suoi clienti. Alcuni clienti scelgono di consultare una wedding planner solo per alcuni aspetti della propria cerimonia, come l’allestimento della sala o la scelta di un particolare fotografo, mentre altri affidano a quest’ultima la gestione dell’intero evento. Sarà inoltre necessario considerare che si un wedding planner a seconda della stagione è portato a seguire più coppie di spose contemporaneamente.

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Ci sono dunque diversi modi in cui un wedding planner può calcolare la provvigione per i servizi offerti. Un primo metodo è quello di stabilire una cifra fissa in sede di contrattazione con i due sposi. Altri professionisti, invece, preferiscono effettuare questo calcolo in percentuale, richiedendo una percentuale variabile tra il 5 e il 10% dell’importo complessivo dell’evento per i loro servizi. Di conseguenza, la consulenza di un wedding planner può arrivare a costare anche diverse migliaia di euro a seconda del tipo di cerimonia che si organizza.

Non bisogna dimenticare, infine, che una wedding planner è pur sempre una organizzatrice di eventi e dunque nel corso della sua attività potrebbe spaziare anche in altri campi limitrofi, come quello dell’organizzazione di cerimonie generiche ed eventi aziendali.

Diventare wedding planner: norme e burocrazia

Come per l’apertura di molte altre attività, anche l’organizzazione di matrimoni comporta da parte dei professionisti che se ne occupano l’espletamento di una serie di pratiche e adempimenti burocratici, indispensabili per essere in regola sotto il punto di vista amministrativo e fiscale. Sotto il profilo normativo, invece, quella del wedding planner nel nostro paese appare ancora come una professione piuttosto nuova, ragione per cui non esiste ad oggi un vasto apparato legislativo che ne definisce l’attività e la figura in tutti i suoi aspetti.

In merito agli adempimenti che si dovranno invece assolutamente compiere per esercitare la propria attività di wedding planner c’è l’apertura di una Partita Iva, che andrà a connotare il vostro stato di libero professionista – imprenditore. Nel caso in cui si tratti di una azienda unipersonale, tuttavia, a differenza di altri ambiti, non sarà necessario registrare la propria attività all’interno del Registro delle Imprese deposito presso la Camera di Commercio locale.

Per lavorare con successo e sicurezza all’interno del proprio settore, tuttavia, e non incappare in problemi legali o burocratici nell’esercizio della propria attività un bravo wedding planner dovrà conoscere o documentarsi sulle norme che possono essere coinvolte nell’organizzazione di un matrimonio, come quelle relative all’occupazione di suolo pubblico, al rispetto della privacy, all’inquinamento acustico e, naturalmente, conoscere in maniera approfondita quanto previsto dal codice civile il merito al contratto matrimoniale.

Aprire una agenzia di organizzazione matrimoni in franchising

Se siete interessati a percorrere la strada dell’autoimprenditorialità e diventare wedding planner aprendo la vostra attività in proprio, dovrete ricordare che a vostra disposizione c’è anche la possibilità di avviare una attività in franchising. Come in altri ambiti, infatti, è possibile aprire una agenzia di organizzazione matrimoni affiliandosi ad un marchio già affermato, un modo per usufruire delle notorietà di un brand già noto sul mercato e per essere supportati in ogni fase nell’avvio della vostra agenzia.

I franchisor offrono infatti non solo strumenti operativi agli affiliati ma anche know how attraverso corsi di formazione, promozione e meeting. Oggi molte grandi società che organizzano eventi promuovono corsi di formazione per future wedding planner, fornendo loro anche tutte le professionalità necessarie per avviare una agenzia o “costruire un evento”.

Per poter entrare a far parte di un gruppo franchising, oltre a possedere alcuni requisiti, l’affiliato è soggetto al pagamento di una tassa di affiliazione, un investimento iniziale comprensivo di tutti i costi. Per poter aprire una agenzia di organizzazione matrimoni o eventi in franchising è necessario preventivare di investire una cifra che va dai 5 mila euro ai 25 mila euro a seconda del marchio prescelto.

Per conoscere le maggiori catene di franchising per wedding planner è sufficiente effettuare delle ricerche via internet sui principali motori di ricerca. Qui di seguito tuttavia vi segnaliamo le principali aziende del settore:

  • Noemi Weddings
  • SposiAmo
  • Nozze e Dintorni
  • Emotions Eventi
  • Love and Story Events

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