Come fare l’inventario senza commettere errori nella vostra azienda

Se siete una azienda di tipo commerciale, l’inventario è probabilmente la parte più importante del vostro business. Vi permette infatti di avere informazioni essenziali sulla vostra attività d’impresa, come sapere come e quando i prodotti sono comprati e venduti, quali sono in particolare quelli che generano il maggiore reddito, e quali è necessario mantenere perché la vostra azienda resti a galla. Tuttavia, l’inventario è un oggetto più complicato di quanto possa sembrare.

La ragione è che i numeri di vendita non sono l’unico fattore che urta la vostra linea di fondo. La riduzione delle scorte o il loro costo è altrettanto importante; e potrebbe non esserlo se non state facendo bene il vostro inventario. Un modo per abbattere i costi, in qualsiasi azienda di tipo commerciale, è quella di gestire al meglio le scorte. Volete sapere se state facendo errori nella gestione delle scorte?

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In questa piccola lista, con l’aiuto di TheEntrepreneur, abbiamo raccolto i più utili suggerimenti per mettere a frutto il proprio inventario e sapere se si stanno facendo degli errori nella gestione di qualche punto. Questo metodo di controllo è basato su 5 errori da non commettere mai nella vostra gestione. Ecco quali sono.

Come fare l’inventario senza commettere errori nella vostra azienda

1. Le misure delle performance sono carenti

Si può già essere a conoscenza dei crescente problemi del vostro business con le prestazioni della vostra organizzazione. Come si può risolvere i problemi però quando non si hanno standard in vigore – nessuna misura di servizio al cliente, nessuna rotazione delle scorte o efficienza del magazzino?

Un buon punto di partenza è quello di avviare il monitoraggio obbligatorio delle invenzioni e introdurre l’inventario per tutti i prodotti. Queste sono due metriche che i tuoi product manager dovrebbero tenere in grande considerazione – per tutto il tempo. E ‘importante monitorare la tariffa giornaliera. Tuttavia, la frequenza nella valutazione delle rimanenze di marcia dipende dalle attività di vendita e dei cicli di produzione. Indipendentemente da ciò che ritengono meglio per le vostre operazioni, i manager dovrebbero essere in grado di rintracciare oltre a migliorare questi tassi.

Brian Harej, analista che si occupa dell’ inventario per società di intrattenimento TopGolf, ha descritto, per esempio, come, con la sua società l’azienda sembra essere fiorente – con quattro stabilimenti sparsi in stati come l’Illinois, il Texas e la Virginia – ma il sistema era piuttosto un magazzino con una storia diversa. Top Golf non ha un sistema di monitoraggio per l’inventario, ha spiegato Harej  e lo stress di mantenere quelle posizioni in esecuzione è stato significativo.

«Non sapevamo quando gli ordini stavano entrando, e abbiamo avuto difficoltà di monitoraggio su quello che stavamo mandando fuori”, ha detto Harej. “Se un impianto è stato sulla via di esaurirsi da una parte, a volte non ci è stato notificato fino ad un giorno o due prima che fosse necessario; sarebbe impossibile ottenere le parti richieste per l’impianto in tempo. ”

Per tenere il tuo sistema di magazzino sotto controllo, Harej ha distribuito dei software di gestione dell’inventario. Ora, non deve più indovinare l’utilizzo dell’ inventario in ogni singolo sito.

2. I dipendenti non sono qualificati per gestire l’inventario

Nessuno ha il tempo di fermare le operazioni, per qualsiasi motivo, e spesso si lascia la formazione in mano al singolo; ma per avere una gestione delle scorte accurata, è necessario che vi siano operai di cui ci si può fidare e che sappiano fare bene il proprio lavoro. Quando si prendono misure per implementare un sistema di controllo delle scorte in meglio, è necessario prendere in considerazione le seguenti soluzioni per evitare la frustrazione vostra e dei vostri lavoratori.

Assumete le persone giuste: la vostra azienda ha potenzialmente centinaia di migliaia di dollari legati nell’inventario. Non dovresti assumere manager per l’inventario professionisti o persone che hanno un solido background con l’inventario, in primo luogo.

Fare in modo che i manager siano responsabili dell’inventario: avete qualche idea di chi si occupa dell’inventario nel vostro magazzino? E ‘importante avere una persona di fiducia (o persone) sul posto che conoscono e supportano completamente i vostri obiettivi strategici. Se questo non è il caso presso la vostra azienda, i vostri obiettivi non possono mai essere soddisfatti.

Sottolineate la formazione sin dall’inizio: molti fornitori che offrono software di gestione dell’inventario e soluzioni saranno disposti a condurre attività di formazione on-site per i vostri collaboratori. Cogliete al volo questa opportunità. La formazione è di solito su misura per la vostra azienda, e tutti dovrebbero essere pronti ad imparare le migliori pratiche fin dall’inizio.

3. Non si può pianificare, a causa della mancanza di previsione

Secondo una recente ricerca statunitense, il 56 per cento delle piccole imprese intervistate ha riconosciuto il desiderio di migliorare i livelli di customer service. Si può essere una di loro. Ma non si può migliorare il servizio clienti se si sta ancora rivedendo i rapporti di back-order e trovare modi per mettere bende sul problema, piuttosto che investire in una soluzione a lungo termine.

Si può anche trovare una carente conoscenza dei fattori importanti, come il titolo che avete in luogo in un dato momento. Questo vanifica gli sforzi  dei vostri dipendenti, e se non sono in grado di soddisfare le esigenze dei clienti, i clienti andranno da qualche altra parte. La vostra azienda non potrà mai soddisfare le richieste del mercato frenetico di oggi, se non in modo proattivo sapete pianificare il futuro .

La modifica in senso automatizzato dell’inventario attraverso un sistema – il management fornirà dati in tempo reale, in modo da sapere sempre cosa c’è in magazzino o quello che è il trend, fino al momento in cui si scarica un report. Con l’accesso costante a dati accurati, saprai sempre cosa vogliono i clienti. E quando i clienti sono felici, sarete felici: in particolare, raccoglierai entrate, piuttosto che la polvere su tutti quei prodotti nel che giacciono nel tuo magazzino.

4. Le funzioni non sono automatizzate

Se si sta attualmente utilizzando Excel o qualche altro processo manuale per monitorare la vostra azione, state sprecando tempo prezioso e denaro, spulciando tra carta e correggendo gli errori uno alla volta. Gli errori accadranno: la ricerca dimostra che anche un operatore di inserimento dei dati esperto farà un errore ogni 300 caratteri che lui o lei inserisce; e quel livello di imprecisione può portare a grandi mal di testa se la vostra azione comprende centinaia o migliaia di prodotti.

Excel e altri processi manuali non operano in tempo reale o consentono a più utenti di accedere ai dati allo stesso tempo. Un sistema automatizzato, al contrario, consente a più dipendenti di tenere traccia degli elementi attraverso diverse località, il tutto mentre avviene anche il monitoraggio degli ordini e delle spedizioni di tali elementi.

5.  Fare inventario mentre si fermano le operazioni di vendita

Siete soliti organizzarvi per fermare le operazioni di magazzino nei i giorni in cui dovete contare fisicamente gli elementi e fare in modo che ciò che viene contato corrisponda ai dati memorizzati nel vostro software? Questa è una mentalità assolutamente inutile, costosa e obsoleta.

Sarebbe molto meglio controllare i livelli di inventario una sezione al giorno, sezione dopo sezione e non perdere dei giorni di apertura bloccando le vostre attività, che sono quelle che producono il vostro reddito. Con un sistema di gestione dell’inventario basato sui codici a barre, avere dei dati precisi è solo una questione di scansione a distanza.

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