Come eliminare inutili perdite di tempo sul lavoro

La quantità di tempo che abbiamo a disposizione ogni giorno è limitata. Non tutti gli imprenditori possono lavorare 18 ore al giorno – in quanto obblighi personali e vita familiare occupano una buona parte della giornata, il che rende importante massimizzare il tempo che è stato assegnato agli affari.  Spesso infatti molti imprenditori non si rendono conto di quanto tempo potrebbero risparmiare facendo in modo diverso o non facendo affatto le cose che pensano di dover fare. E’ tutta una questione di organizzazione.

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Ecco cinque abitudini selezionate da TheEntrepreneur che provocano le perdite di tempo in cui molti imprenditori sono coinvolti. Eliminate queste perdite di tempo e vedrete nelle vostre imprese aumentare la produttività.

Come eliminare inutili perdite di tempo sul lavoro

1. Non cercare di fare tutto da soli

Dovete imparare a delegare, se state cercando di diventare più produttivi. Tutti gli imprenditori sono coinvolti in questo tipo di problema a un certo punto, soprattutto all’inizio. Si pensa di poter gestire tutto – ma quando compiti e responsabilità si accatastano una sull’altra il peso sulle spalle diventa insopportabile e tutto crolla.

Dovete quindi ammettere con voi stessi che ci sono alcune cose che sarebbe meglio far fare ad altri. La delega di tali compiti ad altre persone, che li gestiscono in modo più efficiente, ha un impatto significativo. Non si può fare tutto da soli, e prima si realizza questo, meglio si starà e si lavorerà.

 2. Non dire di sì a tutto

Una delle cose più difficili da fare è dire di no. Ci vuole un po’ di tempo per imparare che è fisicamente impossibile cercare di soddisfare ogni richiesta che è stata presentata. Questo fa ripensare al punto numero uno – non bisogna pensare di poter fare tutto. Non si vuole deludere nessuno, è vero. Se ho ricevuto una richiesta per una rapida chiacchierata di 15 minuti, però, si può evitare.

Bisogna anche imparare, quindi, che a volte un rifiuto o una risposta negativa possono aiutare a gestire meglio la vostra azienda o il vostro marchio. Non dovete sentirvi in colpa per un rifiuto, anche se all’inizio sarà difficile accettare questa situazione. E’ tutta una questione di imparare a valutare il proprio tempo, azione che porta ad una aumento della produttività.

3. Non aspirare alla perfezione

La perfezione non esiste a questo mondo, e sedersi in attesa che arrivi può significare, quando si gestisce un business, rischiare di perdere tutto il resto. Quando le persone sono appese su un compito che non riescono a svolgere nei tempi giusti,  spesso dicono che stanno cercando di perfezionarlo, prima di passare a quello successivo. Invece stanno semplicemente procrastinando qualcosa che dovrebbero fare.

E ‘importante comprendere che la perfezione è un falso mito, come un unicorno che molto probabilmente non si è destinati ad incontrare. Immaginate se aziende come Uber e Airbnb avessero aspettato ad espandersi in nuovi mercati fino a quando non avessero perfezionato tutti i componenti del loro business. Sarebbero ancora lì sedute a perdere tempo, a grattarsi la testa, in attesa di qualcosa che non sarebbe mai accaduto. Guardate invece quanto velocemente entrambe le aziende sono cresciute perché semplicemente erano business estremamente produttivi.

4. Non permettere alle distrazioni di interrompere il vostro lavoro

Le distrazioni servono solo ad interrompere la vostra giornata di lavoro se si lascia loro prendere il sopravvento sulla vostra vita. È necessario creare un ambiente di lavoro che fornisca un po’ di tempo senza distrazioni, consentendo di rimanere al 100 per cento concentrati. Ogni imprenditore sa che può avere diverse distrazioni da affrontare nel corso della propria giornata. Ecco ad esempio alcune cose che si possono fare in ufficio per eliminare alcune distrazioni.

Non rispondete ad email di carattere personale durante le ore di lavoro. Quando si lavoro non bisognerebbe mai rispondere ad email di carattere personale. Se lo fate state dicendo anche alle altre persone che il vostro tempo di lavoro non è prezioso. Solo perché qualcuno si annoia alla sua scrivania o ha un giorno di riposo, non significa che dovete intrattenerli. Potete quindi ignorare le mail e le altre comunicazioni che non sono di lavoro e rispondere ad esse la sera quando si è fatto tutto il resto:  allora si noterà che le proprie interruzioni di metà giornata diminuiranno in modo significativo.

Impostate il telefono in modalità aereo. Se sto lavorando su qualcosa di estremamente importante che richiede attenzione completa io passerò il mio telefono in modalità aereo. Se invece ho semplicemente messo il mio telefono in modalità silenziosa vedoancora le icone di notifica e sono incline a prenderlo e a controllare la posta elettronica e i messaggi. La modalità aereo impedisce questo e mi permette di concentrarmi completamente.

Bloccate il giorno sul vostro calendario. Nella vostra settimana lavorativa lasciate libero almeno un giorno senza appuntamenti. Quando si arriva ad avere questa abitudine, si sa senza dubbio che si ha un periodo di tempo abbastanza lungo senza incontri, conferenze telefoniche o distrazioni. Questa parte della settimana diventerà la parte più produttiva.

5. Non aggiornare costantemente la casella di posta elettronica

Se vivete costantemente in attesa di un aggiornamento della vostra casella di posta, state buttando via del tempo prezioso. Può diventare molto coinvolgente e creare dipendenza. Create invece un sistema per controllare e rispondere alle e-mail in modo da non intaccare la vostra produttività.

Potete ad esempio controllare la vostra casella email ad orari prestabiliti ogni giorno e utilizzare dei sistemi di risposta automatica. La programmazione delle attività elimina un sacco di tempo sprecato nella eliminazione della posta spazzatura, delle richieste indesiderate e dello spam. Eliminate quindi i messaggi che non sono utili e quelli che non necessitano di una risposta, senza dover perdere tempo a identificare le e-mail che sono importanti. E’ un’abitudine che non è facile da spezzare, quella di controllare in maniera quasi compulsiva la propria casella di posta, ma una volta fatto il vostro calcolo potete sviluppare un sistema che funziona per voi, e il tempo risparmiato sarà molto evidente.

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