5 consigli per non trasformare le riunioni di lavoro in perdite di tempo

Le riunioni di lavoro possono essere alcune delle ore e delle situazioni di collaborazione più gratificanti della vostra giornata lavorativa. Possono però anche essere, o meglio trasformarsi in alcune delle più grandi perdite di tempo. All’interno del business le riunioni sono fondamentali ma è anche vero che il tempo è denaro.

Come imprenditori, sarete voi a decidere quando avere questi incontri con i vostri collaboratori (e sarete voi a dirigerli), quindi è su di voi che gli altri contano per assicurarsi che ogni incontro possa essere il più agevole e produttivo possibile. Considerando che una brutta riunione potrebbe farvi perdere anche decine di ore di tempo, si potrebbe essere tentati di eliminare del tutto gli incontri, ma non dimenticate mai che le riunioni possono essere preziose opportunità per imparare, per fare brainstorming, per risolvere i problemi, e per ricollegare l’intero team come gruppo.

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La chiave, secondo TheEnterpreneur, è quella di evitare questi cinque grandi errori in tutte le riunioni di lavoro, che impediscono ad un incontro di raggiungere il suo potenziale obiettivo come momento unificatore di una collaborazione.

5 consigli per non trasformare le riunioni di lavoro in perdite di tempo

1.  Non trascurare l’ordine del giorno

L‘ordine del giorno è la parte più importante della riunione di lavoro, perché afferma lo scopo della riunione e impone una direzione generale per il suo corso. L’incontro può portare ad alcune nuove direzioni in base ai contributi dei suoi partecipanti, ma l’ordine del giorno prevede un obiettivo particolare per l’intero evento.

Ad esempio, se l’obiettivo dell’incontro è quello di decidere un nuovo logo per il vostro marchio, l’ordine del giorno esiste per assicurarsi che l’incontro rimanga più o meno in tema e fissato per il completamento di questo obiettivo. Aiuta anche gli altri membri del gruppo ad arrivare preparati e pronti a partecipare alla riunione. Andare a partecipare ad un incontro misterioso significa meno persone che arriveranno con approfondimenti significativi o contributi individuali di valore.

2.  Non invitare le persone sbagliate

Alcuni capi hanno l’abitudine di invitare tutti i partecipanti ad una riunione periodica di lavoro. Ciò è reso possibile dalla tecnologia; sulla maggior parte dei client di posta elettronica, si può facilmente scorrere verso il basso l’elenco dei contatti e invitare tutti i nuovi contatti con un solo click. Prima di conoscerle, si dispone di 15 persone che partecipano a una riunione che si sarebbe potuta fare bene con appena otto persone. Potrebbe non sembrare un grosso problema per voi, dal momento che non ci vuole molto tempo, ma ogni persona che si aggiunge ad una riunione moltiplica la quantità totale di tempo che la riunione occupa. Se inviti qualcuno che non ha bisogno di essere presente, si aggiungerà un valore zero alla riunione, ma si aumenterà il costo per l’azienda. Invece, invitare solo le parti e le persone che possono aggiungere valore positivo alla conversazione è una scelta migliore.

3.  Non tollerare i fuori programma

Come detto prima, va bene virare leggermente fuori rotta dall’ordine del giorno se è nell’interesse di raggiungere il vostro obiettivo in un incontro, ma andare completamente per la tangente è una cattiva idea. Ad esempio, quando si parla del nuovo logo aziendale, un partecipante può parlare di una possibile nuova strategia di marketing, che può lanciare in una conversazione separata a cui solo una frazione dei partecipanti possono partecipare. Questa perdita di tempo per gli altri partecipanti, ritarda il raggiungimento dell’obiettivo originale dell’incontro, e contribuisce a far deragliare la conversazione originale. Ogni volta che questo accade, per riconoscerlo, è necessario considerare l’argomento come ciò che richiede una esplorazione futura, e tornare all’ordine del giorno a portata di mano. È il vostro lavoro come organizzatore della riunione saper mantenere le cose nei corretti binari.

4.  Non permettere partecipazione non equilibrate

La partecipazione alle riunioni, dal momento che ogni partecipante è destinato ad essere lì, dovrebbe essere relativamente uguale. Se un partecipante non porta nulla alla riunione, il suo / la sua partecipazione è uno spreco. Tutto ciò che lui / lei ha imparato da questa esperienza potrebbe essere stato inviato in una forma più digeribile. Se un partecipante utilizza la riunione parlando costantemente, allo stesso modo il suo / i suoi contributi avrebbero potuto essere ridotti a una forma più digeribile.

Una conversazione e degli scambi equilibrati sono al centro di una riunione produttiva. Per mantenere questo equilibrio, è necessario fungere da moderatore; scegliere le persone giuste per includere gli adeguamenti più urgenti quindi durante la riunione garantire a tutti i partecipanti di partecipare allo stesso modo, come ad esempio chiamando la gente fuori quando contribuiscono troppo o non abbastanza.

5. Non riuscire a sintetizzare gli elementi di azione post-riunione

Un incontro di successo si conclude con qualche nuova scoperta significativa, nuovi elementi di azione o una decisione finale. Questi risultati dovrebbero essere efficacemente e concisamente riassunti al termine della riunione, e inviati a tutti coloro che non hanno partecipato, ma ciò è influenzato dalla decisione.

Riassumendo gli elementi di azione sono importanti. Se è possibile, create un elenco dettagliato, che riassume esattamente chi è responsabile di cosa come risultato della riunione di lavoro. Questo tiene tutti in pista e impedisce qualsiasi problema di comunicazione che potrebbe essersi verificato.

Evitare questi cinque grandi errori e il vostro incontro, la vostra riunione, sarà un successo. Se avete più incontri, prestate attenzione a chi partecipa, quali condizioni portano ad una maggiore partecipazione, e in generale quanto valore esce da ogni riunione rispetto al tempo totale che avete investito in esse. Siate il più concisi e il più brevi possibile, migliorate il processo di selezione e organizzazione con ogni iterazione, e in poco tempo, avrete un ritmo perfetto da utilizzare nel vostro business per andare avanti.

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